Uppdaterad 29 september 2026
GDPR gäller papper i ett register, till exempel en kundlista, men inte hushållets egna brev. Lagen kräver ingen viss skärning, och för personnummer och kontoutdrag väljer vi P-4.
Vårt val för företagspapper hemma
P-4-skärning, tio ark per matning och 23 liters korg för 1 390 kr hos Proshop. Efter sex minuters drift vilar motorn i 60 minuter.
Se vad som gäller för papperenJa, om personuppgifterna på papperet ingår i eller ska ingå i ett register. GDPR artikel 2.1 hos IMY omfattar också sådan behandling utan dator. En utskriven kundlista slipper alltså inte reglerna för att den har lämnat skärmen. Även radering och förstöring räknas som behandling enligt artikel 4.2, så ansvaret finns kvar tills makuleringen är gjord.
Brev och räkningar som du hanterar enbart inom hushållet omfattas av hushållsundantaget i artikel 2.2 c. Ett hemmakontor gör däremot inte arbetsgivarens kundlista till ett privat papper. Lägg företagets ark i verksamhetens förvaring och följ dess beslut om gallring. Driver du ett litet företag hittar du fler råd om dokumentförstörare för företag.
Den som ansvarar för behandlingen avgör det, och utgångspunkten är ändamålet. IMY:s principguide kräver att ändamålet är dokumenterat och att varje behandling har en rättslig grund. När ändamålet upphör ska uppgifterna raderas eller avidentifieras, om inget annat krav gör att de ska finnas kvar.
Har du en låda med blandade papper behöver du tre högar: sådant som fortfarande används, sådant som ska arkiveras och sådant som är klart för förstöring. En misstänkt falsk faktura hör inte hemma i den sista högen. Polisen pekar på att sådana dokument kan behövas som skriftlig bevisning vid bedrägeri, så spara originalet medan ärendet pågår.
På en arbetsplats behövs dessutom en rutin för vem som får flytta papper mellan högarna. IMY räknar interna instruktioner och utbildad personal som organisatoriska säkerhetsåtgärder, och de gör mer nytta än en fin skärnivå om utskrifterna ändå ligger öppet i ett gemensamt rum. Läs också var du slänger det makulerade pappret.
GDPR pekar inte ut någon P-nivå. Enligt artikel 32 ska säkerheten passa risken för de uppgifter du hanterar, så du väljer nivå efter hur känsliga papperen är. För personnummer, kontoutdrag och kundlistor är P-4 vår lägsta nivå: konfettiskärning i bitar på högst 160 mm². P-5 skär i bitar på högst 30 mm² och passar när några få ark är extra känsliga. Skillnaden förklaras i vilken säkerhetsnivå du behöver.
Märkningen har dessutom sex materialbokstäver: P för papper i originalstorlek, F för förminskad information, O för optiska skivor, T för magnetiska medier, E för elektroniska medier och H för hårddiskar. En P-4-maskin löser alltså pappersbiten men inte gamla cd-skivor eller hårddiskar, som behöver egna klasser. Digital radering kräver en rutin för sig.
Spara efter dokumentets roll, inte efter en gemensam gallringsdag. Bokföringsnämnden anger att räkenskapsinformation sparas i sju år efter slutet av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Räkna alltså från årsskiftet, inte från datumet på varje kvitto.
| Handling | Tid eller villkor | Praktiskt beslut |
|---|---|---|
| Privat köpkvitto | Tre år enligt Konsumentverkets råd | Behåll bevis under reklamationstiden |
| Privata deklarationshandlingar | Sex år enligt Skatteverket | Spara för att kunna visa avdrag |
| Företagets räkenskapsinformation | Sju år efter kalenderåret för räkenskapsårets slut | Arkivera avskilt tills tiden löpt ut |
Företag kan förstöra ett papperskvitto som har förts över korrekt till digital form, det har gällt sedan 1 juli 2024. Den digitala kopian ska sparas under resten av tiden, och överföringen får inte riskera att uppgifterna ändras eller försvinner. Fler tider för privatpersoner finns i hur länge du ska spara papper.
Företagets ansvar försvinner inte när någon annan utför makuleringen. IMY anger att ett personuppgiftsbiträde behöver ett avtal och bara får behandla uppgifterna enligt instruktioner. Bestäm därför vilka kärl som får fyllas, vem som hämtar dem och vad som händer efter hämtningen.
Anlitar leverantören ett annat biträde krävs skriftligt förhandstillstånd. Fråga därför vem som tar emot kärlet och var papperet förstörs. SIS beskriver SS-EN 15713:2023 som standard för säker fysisk destruktion, både på plats och efter transport, men den gäller inte digital radering. Ett intyg visar att uppdraget är slutfört. Det säger inget om ifall rätt handlingar lämnades ut. Läs mer om makulering som tjänst.
För kundlistor, kontoutdrag och post som ska bort varje vecka väljer vi Leitz IQ Home Office P4. Den matar tio ark åt gången, så en veckas post går på några minuter. Behöver du bara skära några få ark extra fint är Rexel Secure MC3 ett komplement, men en tjock pärm blir långsam med tre ark per matning. Börja alltid med gallringsbeslutet och välj maskin efter högen som blir kvar.
P-4 · P-4 · 10 ark · 23 liter · 6 min drift
1 390 kr
Proshop · Annonslänk
Avvägning: Efter sex minuters drift behöver motorn vila i 60 minuter.
Se dagspris hos Proshop
P-5 · P-5 · 3 ark · 10 liter · 6 min drift
1 294 kr
Proshop · Annonslänk
Avvägning: Tre ark per matning gör en tjock pärm långsam att rensa.
Se dagspris hos ProshopPriserna gällde hos butiken den 29 september 2026.
Behöver du fler storlekar och priser finns köpvalen för hemmabruk. Skriv först ner vilka papper du har och vad varje hög ska sparas i, så vet du vilken maskin som räcker.
Bestämmer ni gemensamt över hur uppgifterna behandlas är ni enligt IMY gemensamt personuppgiftsansvariga och ska dela upp skyldigheterna sinsemellan. Skriv ner vem som tömmer korgen, vem som låser in papperen före makulering och vem kunderna kan vända sig till.
Nej, IMY tillåter inte insamling för obestämda framtida behov. Sätt ett datum då listan gallras, och rätta eller släng namn som visat sig vara fel. Efter datumet hör listan hemma i makuleringskorgen, inte i lådan.
Ja. IMY anger att de registrerade ska få veta varför uppgifterna samlas in, hur de används och vilka rättigheter de har. Det gäller lika för en pärm som för ett kundregister på datorn, och informationen lämnar du innan papperet hamnar i pärmen.
